ponedeljak, 13. novembar 2023.

EDUKACIJA O ARHIVSKOJ GRAĐI

Naše kolege Milan Kuburović iz sektora operativne nabavke i Mladen Mladenović iz sektora opštih poslova prisustvovali su edukaciji o Arhivskoj građi i elektronskom poslovanju koje će biti sprovedeno već početkom 2024. godine.

Pogledajmo šta su kolege novo naučile i koje su smernice za digitalizaciju sektora.

MILAN KUBUROVIĆ - sektor operativa nabavke

ePisarnica je državni servis za evidentiranje primljenih dokumenata kroz elektronski delovodnik. Namenjen je pre svega za dokumenta koja su se ranije predavala u pisarnicama sudova, opština i drugih organa javne uprave.

Više se ne nose dokumenta u pisarnice već se to može uraditi iz kancelarije.

Svrha ePisarnice je da se uvede digitalizacija i u ovom delu državne evidencije. Propisano je koja vrsta elektronskih dokumenata se smatra bezbednim za čuvanje (PDF, DOC, IMG). Navode da nije bezbedno čuvati dokumenta u formatu poput excell jer je vlasnik tog programa MicroSoft i može zabraniti upotrebu njihovog proizvoda u odredjenom periodu čime takav dokument nikome ne bi bio dostupan. Cilj je da se na bezbedan način dokumenta arhiviraju na odredjenom serveru odakle će biti dostupan onima kojima je potrebnoo bez obzira da li je to sudski proces ili nešto drugo. Takva dokumenta se smatraju originalom i mogu se Sudu dostaviti elektronski.

Drzava ide ka tome da papirni dokumenti budu prošlost, ali je novim Zakonima izjednačena važnost štampanih (pisanih) dokumenata sa elektronskim dokumentima. Takodje izjednačava se važnost poštanske pošiljke (PTT, brza pošta) sa e-mailom. E-majl postaje dokaz da je odredjeni dokument dostavljen državnom organu (ili bilo kome drugom) i propisuje se način potvrde da je dokument isporučen primaocu. Svako ovlašćeno lice u kompaniji moraće da ima svoj e-majl sa domenom kompanije (ne priznaju domen @gmail) i to postaje zvanična adresa ovlašćenog lica na kome prima poštu.

Na edukaciji sam prisustvao ja (Milan Kuburović) i prisustvovali su predstavnici i javnih ustanova i privatnih preduzeća. Na taj način mogli smo čuti i iskustva iz javnog sektora koja Već primenjuju ePisarnicu. U početnoj fazi više se odnosi na Javne ustanove koje već primenjuju ovaj vid eUprave.

Zadovoljan sam organizacijom. Imao sam priliku da na seminaru saznam ono što je najbitnije. Bilo bi potrebno puno vremena da se iščitaju svi Zakoni i Uredbe i da se izvuče suština, ono što je neophodno za sprovodjenje u našoj organizaciji. Delom su prezentovali i ono što je vezano i za eArhivu što će kod nas naći veću primenu. Neophodno je da ostvarimo niz preduslova (napravimo Pravilnike, kreiramo Liste kategorija arhivske gradje), kao I tehničke preduslove (elektronski potpis u cloud-u I dr.). Takodje, sve ovo mora naći i primenu u našem novom programu što će digitalizaciju u našoj kompaniji podići na adekvatan nivo. Na edukaciji su prisustvovali predstavnici i javnih ustanova i privatnih preduzeća. Na taj način mogli smo čuti I iskustva iz javnog sektora koja Već primenjuju ePisarnicu. U početnoj fazi više se odnosi na Javne ustanove koje već primenjuju ovaj vid eUprave, dok će privatni sektor biti uveden postupno za šta se moramo pripremiti na vreme.

MLADEN MLADENOVIĆ - sektor opštih poslova

Što se tiče seminara vezanog za pitanje elektronskog arhiviranja kojem sam prisustvovao ono što bih želeo da podelim sa Vama je da je u pitanju zakonska obaveza, za sada bez konkretnih sankcija za neizvršavanje kada je u pitanju privatni sektor ,ali nešto što ako bi bilo primenjeno u našem sistemu bi siguran sam bio veliki iskorak u poslovanju nezavisno od zakonske obaveze .

Ova oblast je definisana Zakonom o arhivskoj gradji iz 2020. godine koji je već par godina obavezujuć i do sada se ticao samo papirne arhivske građe. U tom delu mi smo uradili sve što je bilo potrebno, predali smo zahtev još pre dve godine u Istorijski arhiv Kragujevac koji je naše nadležno telo. Dobili smo informaciju na seminaru, koja je za nas korisna da većina arhiva nije obradila te zahteve pogotovo kada je u pitanju privatni sektor i da nisu izdate saglasnosti na predatu dokumentaciju, što je slučaj i sa nama.

Država sada želi da uredi svoje organe, prvenstveno Upravne predmete da unese u objedinjenu arhivu i to je glavni razlog za primenu ovog zakona. Ovaj zakon obuhvata i privatni sektor ali sa dva izuzetka

Postupak za uništavanje arhivske gradje se razlikuje za privatni sektor i ne zahteva intervenciju državnih organa već je dovoljo da se komisijski interno donese rešenje o uništenju
Primena od 1.1.2024. je vezana isključivo za državne organe dok će privatni sektor da se u medjuvremenu polako , kako oni kažu, harmonizuje za predmetnim uredbama (kao i kod efaktura)

S obzirom da je zakon definisao 30. april kao datum za predaju arhivske knjige nadležnom organu za prethodnu godinu to znači da je tek 30.4.2025. datum kada se stvara zakonska obaveza da se dokumentacija preda. Ako u međuvremenu i privatni sektor dobije obavezu da postupa po ovom zakonu neophodno je da celu ovu godinu vodimo arhivu pravilno kako bi imali šta da predamo tog 30.4.2025.

Ako zanemarimo zakonsku obavezu koja će sigurno jednog trenutka stupiti na snagu , primena ovog Zakona je za nas kao organizaciju izuzetno korisna i predstavljala bi veliki iskorak u kompletnom poslovanju a ne zahteva dodatne troškove pa čak ni angažovanje novozaposlenih već samo uređenje postojećeg rada.

Ovo su koraci koje zakon predviđa da Organizacija treba da uradi:

Donošenje, definisanje liste kategorija (koju vrstu dokumentacije imamo, kako je nazivamo, koji su rokovi čuvanja ako je zakon te rokove definisao)
Imenovanje lica koje bi vodilo arhivu, kako papirnu tako i elektronsku koje ne mora posedovati licencu kada je u pitanju privatni sektor.
Donošenje pravilnika koji jasno definiše kome ide koji dokument, kojoj kategoriji pripada , kako se čuva, gde se čuva itd...
Otvara se nova Arhivska knjiga od 1.1.2024. u elektronskoj formi koju je zakon definisao.

Kako su sada sva dokumenta elektronska u potpunosti izjednačena sa papirnim , po novom zakonu mejl koji je definisan u APR kao zvaničan mejl firme predstavlja jedan od kanala prijema dokumentacije. Naš registrovani mejl je office@tri-o.rs. Sva dokumenta koja stignu elektronski putem mejla, dokumenta koja stižu poštom , sva dokumentacija prko SEF-a potrebno je uneti u elektronsku Arhivsku knjigu. Kada su u pitanju dokumenta koja stižu poštom, ona se skeniraju i kao takva se odlažu u elektonsku arhivu jer je Scan oblik koji zakon definiše kao validan oblik pod uslovom da se dokument čuva u PDF formatu Tip 1.

Mesto na kojem se vrši prijem svih dokumenata, kao i konvertovanje papirnih dokumenata u elektronski oblik se naziva elektronska pisarnica. Kada dokumenta dođu u pisarnicu njima se dodeljuje broj iz elektonske delovodne knjige , upisuju se podaci o pošiljaocu, sadržaju, vremenu prispeća i taj dokument se prebacije u Arhivsku knjigu u elektonskom obliku prateći listu kategorija i definiciju sektora kojem pripada. U svakom trenutku se može i posle veše godina po periodu, nazivu pošiljaca, nazivu dokumenta izlistati taj dokument. Poenta je da se kako oni kažu postupa na osnovu sken-a ,a da se originali čuvaju u fizičkoj arhivi kada su u pitanju paprini dokumenti, tj u el. arhivi kada su u pitanju el. dokumenti.

Kako je neminovno da će većina dokumenata, fakture već jesu, ugovori , izjave , rešenja, biti potpisivana, slata i primana elektronskim putem neće biti pitanje da li mi želimo već će nam okruženje nametnuti tu obavezu u kratkom roku. Izuzetak koji je i naveden kao bitan za privredu su Ugovori o radu, kao dokument koji će verovatno još dugo biti u papirnom obliku.

Sve ostalo će u veoma kratkom roku preći u elektronsku formu.

Posao lica koje bi vodilo arhivu je veliki, odgovoran i zahteva kako je i navedeno na seminaru lice koje prvenstveno mora poznavati Listu kategorija dokumenata, pravilnik o arhivi koji mora sve procese jasno definisati.