EDUKACIJA O ARHIVSKOJ GRAĐI
Naše kolege Milan Kuburović iz sektora operativne nabavke i Mladen Mladenović iz sektora opštih poslova prisustvovali su edukaciji o Arhivskoj građi i elektronskom poslovanju koje će biti sprovedeno već početkom 2024. godine.
Pogledajmo šta su kolege novo naučile i koje su smernice za digitalizaciju sektora.
MILAN KUBUROVIĆ - sektor operativa nabavke
MLADEN MLADENOVIĆ - sektor opštih poslova
Što se tiče seminara vezanog za pitanje elektronskog arhiviranja kojem sam prisustvovao ono što bih želeo da podelim sa Vama je da je u pitanju zakonska obaveza, za sada bez konkretnih sankcija za neizvršavanje kada je u pitanju privatni sektor ,ali nešto što ako bi bilo primenjeno u našem sistemu bi siguran sam bio veliki iskorak u poslovanju nezavisno od zakonske obaveze .
Ova oblast je definisana Zakonom o arhivskoj gradji iz 2020. godine koji je već par godina obavezujuć i do sada se ticao samo papirne arhivske građe. U tom delu mi smo uradili sve što je bilo potrebno, predali smo zahtev još pre dve godine u Istorijski arhiv Kragujevac koji je naše nadležno telo. Dobili smo informaciju na seminaru, koja je za nas korisna da većina arhiva nije obradila te zahteve pogotovo kada je u pitanju privatni sektor i da nisu izdate saglasnosti na predatu dokumentaciju, što je slučaj i sa nama.
Država sada želi da uredi svoje organe, prvenstveno Upravne predmete da unese u objedinjenu arhivu i to je glavni razlog za primenu ovog zakona. Ovaj zakon obuhvata i privatni sektor ali sa dva izuzetka
- Postupak za uništavanje arhivske gradje se razlikuje za privatni sektor i ne zahteva intervenciju državnih organa već je dovoljo da se komisijski interno donese rešenje o uništenju
- Primena od 1.1.2024. je vezana isključivo za državne organe dok će privatni sektor da se u medjuvremenu polako , kako oni kažu, harmonizuje za predmetnim uredbama (kao i kod efaktura)
S obzirom da je zakon definisao 30. april kao datum za predaju arhivske knjige nadležnom organu za prethodnu godinu to znači da je tek 30.4.2025. datum kada se stvara zakonska obaveza da se dokumentacija preda. Ako u međuvremenu i privatni sektor dobije obavezu da postupa po ovom zakonu neophodno je da celu ovu godinu vodimo arhivu pravilno kako bi imali šta da predamo tog 30.4.2025.
Ako zanemarimo zakonsku obavezu koja će sigurno jednog trenutka stupiti na snagu , primena ovog Zakona je za nas kao organizaciju izuzetno korisna i predstavljala bi veliki iskorak u kompletnom poslovanju a ne zahteva dodatne troškove pa čak ni angažovanje novozaposlenih već samo uređenje postojećeg rada.
Ovo su koraci koje zakon predviđa da Organizacija treba da uradi:
- Donošenje, definisanje liste kategorija (koju vrstu dokumentacije imamo, kako je nazivamo, koji su rokovi čuvanja ako je zakon te rokove definisao)
- Imenovanje lica koje bi vodilo arhivu, kako papirnu tako i elektronsku koje ne mora posedovati licencu kada je u pitanju privatni sektor.
- Donošenje pravilnika koji jasno definiše kome ide koji dokument, kojoj kategoriji pripada , kako se čuva, gde se čuva itd...
- Otvara se nova Arhivska knjiga od 1.1.2024. u elektronskoj formi koju je zakon definisao.
Kako su sada sva dokumenta elektronska u potpunosti izjednačena sa papirnim , po novom zakonu mejl koji je definisan u APR kao zvaničan mejl firme predstavlja jedan od kanala prijema dokumentacije. Naš registrovani mejl je office@tri-o.rs. Sva dokumenta koja stignu elektronski putem mejla, dokumenta koja stižu poštom , sva dokumentacija prko SEF-a potrebno je uneti u elektronsku Arhivsku knjigu. Kada su u pitanju dokumenta koja stižu poštom, ona se skeniraju i kao takva se odlažu u elektonsku arhivu jer je Scan oblik koji zakon definiše kao validan oblik pod uslovom da se dokument čuva u PDF formatu Tip 1.
Mesto na kojem se vrši prijem svih dokumenata, kao i konvertovanje papirnih dokumenata u elektronski oblik se naziva elektronska pisarnica. Kada dokumenta dođu u pisarnicu njima se dodeljuje broj iz elektonske delovodne knjige , upisuju se podaci o pošiljaocu, sadržaju, vremenu prispeća i taj dokument se prebacije u Arhivsku knjigu u elektonskom obliku prateći listu kategorija i definiciju sektora kojem pripada. U svakom trenutku se može i posle veše godina po periodu, nazivu pošiljaca, nazivu dokumenta izlistati taj dokument. Poenta je da se kako oni kažu postupa na osnovu sken-a ,a da se originali čuvaju u fizičkoj arhivi kada su u pitanju paprini dokumenti, tj u el. arhivi kada su u pitanju el. dokumenti.
Posao lica koje bi vodilo arhivu je veliki, odgovoran i zahteva kako je i navedeno na seminaru lice koje prvenstveno mora poznavati Listu kategorija dokumenata, pravilnik o arhivi koji mora sve procese jasno definisati.